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Aufbewahrungsfristen beachten

Gewerbetreibende müssen Geschäftsunterlagen für festgelegte Zeiträume aufbewahren. Bestimmte Unterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, andere nur sechs Jahre.

Seit 2004 haben auch Privatleute eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Sie gilt für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück (z.B. Bau- und Renovierungsarbeiten) erhalten haben.

Über folgende Zeiträume sind geschäftliche Unterlagen aufzubewahren:

10 Jahre

  • Alle im Rahmen der Buchhaltung angelegten Geschäftsbücher bzw. Konten, gleichgültig, ob sie gebunden oder in Lose-Blatt-Form bzw. Karteiform geführt werden
  • Inventare (Bestandsaufnahmen des Anlage- und Vorratsvermögens, Lagerbücher und –karteien) und Jahresabschlüsse (Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechung sowie Bilanzanlagen, z.B. Verzeichnisse des Anlagevermögens und Abschreibungslisten

6 Jahre

  • Andere Unterlagen wie Geschäftskorrespondenz (empfangene Briefe und Kopien der abgesandten Briefe), Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Auftragsbücher u.ä.), Verträge, Prüfungsberichte, Lohnabrechnungsunterlagen usw.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für angängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.

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